El control del tiempo de trabajo es uno de los aspectos más vigilados por la Inspección Laboral en España. Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, las empresas están obligadas a llevar un registro horario preciso de la jornada de sus empleados.
Esta normativa busca garantizar la transparencia, evitar fraudes relacionados con horas extras no declaradas y asegurar que se respeten los derechos de los trabajadores.
En este artículo te explicamos los puntos esenciales de la normativa, las sanciones por incumplimiento, las últimas novedades previstas para 2025 y cómo la tecnología puede ayudarte a gestionar el registro de jornada de manera eficaz.
Índice de contenidos
¿Qué establece la normativa sobre el registro horario?
El Real Decreto-ley 8/2019, publicado el 12 de marzo de 2019 en el BOE, obliga a todas las empresas a llevar un control diario del horario de entrada y salida de sus trabajadores.
Los objetivos principales de esta normativa son:
- Garantizar la transparencia en las jornadas laborales.
- Evitar fraudes relacionados con contratos a tiempo parcial encubiertos como jornadas completas.
- Asegurar la compensación y cotización correcta de las horas extraordinarias.
Obligaciones principales para las empresas:
- Registrar el inicio y fin de la jornada laboral de forma diaria.
- Conservar estos datos durante cuatro años.
- Poner la información a disposición de empleados, representantes legales e Inspección de Trabajo cuando sea requerida.
¿Quiénes están obligados a fichar?
La norma tiene carácter universal, es decir, afecta a todos los trabajadores, independientemente de:
- El tipo de contrato (tiempo parcial o completo).
- El tamaño o sector de la empresa.
Esto supone un cambio importante respecto a la normativa anterior, que solo exigía registro horario para determinados colectivos.
Sanciones por incumplimiento
Desde mayo de 2019, la Inspección de Trabajo ha intensificado sus campañas de control.
Según datos oficiales, ya se han impuesto más de 9.000 sanciones, con multas que superan los 16 millones de euros.
Las sanciones se clasifican en tres niveles:
| Tipo de sanción |
Importe aproximado |
Ejemplos |
| Leve |
60 € – 625 € |
No facilitar registros a los trabajadores o no informar sobre condiciones laborales. |
| Grave |
626 € – 6.250 € |
Errores en los registros, falta de control sobre horas extras, teletrabajo no registrado. |
| Muy grave |
Hasta 187.515 € |
Superación de horas extras máximas anuales o no abono de las mismas. |
Consejo: utilizar herramientas digitales evita errores habituales en registros en papel y protege a la empresa frente a sanciones costosas.
Jurisprudencia reciente: sentencias clave
La ausencia de un registro horario fiable puede tener consecuencias legales.
Algunas sentencias recientes destacan la importancia de cumplir con la normativa:
- TSJ de Cataluña: una empresa fue condenada a pagar 1.250 horas extras reclamadas por un trabajador, al no disponer de un registro fiable.
- TSJ de Galicia: al no existir registros, se consideró que la jornada era completa, incrementando la cuantía del finiquito.
- Caso Big Four: Deloitte, EY, KPMG y PwC afrontaron sanciones superiores a 1,4 millones de euros por incumplimiento del control horario y exceso de horas trabajadas.
Cesión de datos a la Representación Legal de los Trabajadores (RLT)
El Tribunal Supremo ha determinado que los datos recogidos en el registro horario (como nombre, apellidos y ubicación del empleado) pueden ser entregados a la RLT sin vulnerar la protección de datos, siempre que se respeten los principios de pertinencia y proporcionalidad. Esto refuerza el papel de los representantes en la vigilancia y control del cumplimiento de la normativa laboral.
Sistemas biométricos: huella dactilar y su legalidad
El uso de sistemas biométricos, como el fichaje por huella dactilar, ha sido cuestionado por la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos).
En su guía más reciente, se considera que estos métodos suponen un alto riesgo para la privacidad, y solo pueden utilizarse si se realizan evaluaciones de impacto y no existen alternativas menos invasivas, como tarjetas o apps.
Un ejemplo destacado es la sanción de 12.000 € al Colegio Notarial de Aragón, por implantar un sistema biométrico sin cumplir los requisitos del RGPD.
Soluciones para un registro horario eficaz
Para cumplir con la normativa, muchas empresas están optando por soluciones digitales que facilitan la gestión diaria.
El software de control horario, como a3gestión del tiempo, ofrece ventajas clave:
- Registro remoto desde una app móvil, ideal para teletrabajo y equipos comerciales.
- Información centralizada y accesible en tiempo real.
- Configuración de turnos y horarios adaptados a la operativa de cada negocio.
- Generación de informes detallados para auditorías o inspecciones.
Teletrabajo y registro horario a distancia
La pandemia aceleró la implantación del teletrabajo, haciendo imprescindible disponer de herramientas que permitan fichar desde cualquier lugar.
Hoy en día, las empresas necesitan soluciones que cubran tanto al personal presencial como a los equipos que trabajan en remoto o se desplazan por motivos laborales.
Estas herramientas ayudan a cumplir con la ley y mejoran la productividad y planificación interna, al ofrecer datos en tiempo real sobre la jornada de los empleados.
Preguntas frecuentes
¿Todas las empresas están obligadas a llevar registro horario?
Sí, independientemente del tamaño de la empresa o tipo de contrato de los empleados.
¿Durante cuánto tiempo deben guardarse los registros?
La normativa establece que deben conservarse durante 4 años.
¿Puedo seguir utilizando fichajes en papel?
Sí, pero no es recomendable. Los registros en papel son más propensos a errores y difíciles de defender en una inspección. Un software ofrece mayor seguridad y trazabilidad.
¿Qué sanciones puede recibir mi empresa por incumplir la normativa?
Las multas van desde 60 € hasta 187.515 €, dependiendo de la gravedad de la infracción.
¿Es legal fichar con huella dactilar?
Solo en casos en los que no exista una alternativa menos intrusiva y siempre que se realice una evaluación de impacto conforme al RGPD.
¿Qué ventajas tiene el fichaje mediante app?
Permite registrar la jornada desde cualquier lugar, es más seguro y facilita la generación de informes para auditorías e inspecciones.
Como vemos, el registro horario no es solo una obligación legal, sino una oportunidad para mejorar la gestión laboral y proteger a la empresa frente a sanciones. Con la llegada de nuevas normativas en 2025, contar con sistemas digitales actualizados será clave para garantizar un control fiable y eficiente de la jornada.
Implementar soluciones como a3gestión del tiempo asegura el cumplimiento normativo y facilita la toma de decisiones estratégicas y optimiza la organización del trabajo.
