El registro de jornada se ha convertido en un elemento clave para garantizar el cumplimiento laboral y la trazabilidad de las horas trabajadas.
Desde la entrada en vigor del Decreto-Ley 8/2019, todas las empresas deben registrar diariamente el inicio y fin de la jornada. Sin embargo, el debate sobre cómo hacerlo en papel o mediante software sigue vivo, especialmente ante la futura implantación obligatoria del registro digital.
Como compañía alineada con las soluciones laborales de Wolters Kluwer, en a3SIDES analizamos de forma clara y objetiva las ventajas y desventajas de cada opción.
Índice de contenidos
El registro horario en papel: implicaciones
Aunque algunas empresas siguen utilizando el formato papel, la realidad es que este método presenta importantes limitaciones en un contexto de digitalización creciente:
- Gestión manual: Registrar la jornada de forma manual requiere supervisión, responsabilidad por parte del equipo y una operativa diaria que puede generar fricción.
- Manipulación y error: Los registros en papel pueden resultar imprecisos: confusiones, firmas de terceros, carencias de trazabilidad… algo crítico cuando debe garantizarse la identidad de quien marca entrada, salida y horas extraordinarias.
- Riesgo de pérdida o deterioro: La empresa debe conservar los registros durante cuatro años. La pérdida o no disponibilidad implica sanciones de hasta 6.250 euros. Gestionar un archivo físico tiene costes y riesgos inherentes.
El nuevo registro horario digital obligatorio
En el marco de la negociación para la reducción de la jornada laboral en 2025 surgió la propuesta de digitalizar de forma obligatoria el registro horario, eliminando progresivamente el formato papel.
Este cambio apunta a:
- Mayor control por parte de empresa, trabajador y Administración.
- Evitar manipulaciones o alteraciones.
- Facilitar auditorías, inspecciones y seguimiento en tiempo real.
Aunque no existe fecha definitiva, es recomendable que las empresas empiecen a planificar su transición digital. Desde a3SIDES vemos que muchas organizaciones ya están dando este paso para no quedarse atrás.
Registro de la jornada laboral en papel: una sentencia pionera
La sentencia de la Audiencia Nacional del 15 de febrero de 2022 marcó un antes y un después: las hojas en papel no pueden considerarse un sistema efectivo para cumplir la normativa del registro horario, según el juez.
El artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores exige fiabilidad e invariabilidad del registro, requisitos que difícilmente cumple el formato manual. La sentencia refuerza el uso de aplicaciones digitales como medio más adecuado.
Cómo elegir un software de Registro Horario
Las soluciones digitales permiten superar las limitaciones del papel. Como ejemplo, herramientas como a3Gestión del Tiempo —con las que a3SIDES trabaja habitualmente— muestran ventajas claras:
- Usabilidad y funcionalidad: Control horario, turnos, presencia en tiempo real y una gestión visual del calendario laboral.
- Disponibilidad y accesibilidad: Al ser soluciones cloud, la información está siempre actualizada y accesible desde cualquier dispositivo.
- Facilidad de uso: Apps móviles gratuitas para empleados y responsables, lo que simplifica el fichaje y reduce errores.
- Gestión y análisis: Identificación de irregularidades, análisis de datos y políticas que fomentan la equidad.
- Integración: Conexión directa con soluciones de nómina de Wolters Kluwer, garantizando coherencia en la información laboral.
Para compañías con necesidades más sencillas, alternativas como a3HRgo permiten cumplir con la ley sin complejidad y con total adaptación normativa.
