Desde que entró en vigor el Real Decreto-ley 8/2019, todas las empresas en España están obligadas a llevar un registro de la jornada laboral de sus empleados.
Esto ha generado muchas dudas tanto en empresas como en trabajadores: ¿cómo se debe hacer? ¿Qué métodos son válidos? ¿Qué ocurre si no se cumple?
En este artículo te explicamos de forma sencilla qué implica esta normativa, por qué es importante y cómo puedes implementarla sin complicarte.
¿Qué es el control horario?
El control horario consiste en registrar el inicio y el final de la jornada laboral de cada trabajador, incluyendo también las pausas, las horas extra, y las ausencias (justificadas o no). La idea es dejar constancia de las horas efectivamente trabajadas cada día.
¿Por qué es obligatorio el control horario?
El objetivo principal de esta medida es garantizar los derechos laborales, prevenir abusos y controlar el exceso de horas extra no remuneradas. También promueve la conciliación entre vida laboral y personal y da más transparencia a la relación empresa-trabajador.
¿A quién afecta esta obligación?
A todas las empresas, sin importar su tamaño o sector, y a todos los trabajadores, ya sea que trabajen de forma presencial, en remoto o híbrido. También es obligatorio para los empleados a jornada parcial, quienes además deben recibir un resumen mensual de sus horas trabajadas.
Quedan excluidos únicamente algunos colectivos con regímenes especiales, como:
- Personal de alta dirección.
- Trabajadores domésticos.
- Deportistas profesionales.
- Autónomos y socios de cooperativas.
¿Qué exige la ley exactamente sobre el control horario?
Estas son las principales obligaciones establecidas:
- Registro diario de la jornada de cada empleado.
- Conservación de los registros durante al menos 4 años.
- Disponibilidad inmediata de estos registros para Inspección de Trabajo.
- Acceso a la información por parte de los trabajadores y sus representantes legales.
- Comunicación mensual a los sindicatos de las horas extra realizadas.
Además, la empresa debe informar claramente a los empleados sobre la distribución de su jornada, descansos, turnos y posibles cambios de horario.
¿Cómo se puede registrar la jornada?
Aquí es donde muchas empresas se sienten perdidas. Pero la ley no impone un método específico, así que se puede optar por distintas opciones, siempre que el sistema sea fiable, accesible y verificable.
Algunas formas habituales:
- Registro en papel: hojas firmadas por el trabajador.
- Hojas de cálculo: como Excel o Google Sheets.
- Software de control horario: sistemas digitales con fichaje por app, ordenador o códigos QR.
- Sistemas biométricos: reconocimiento facial o huellas (aunque pueden plantear problemas de privacidad según la AEPD).
En entornos como la hostelería o el comercio, donde los turnos suelen ser más irregulares, los sistemas digitales son especialmente útiles para gestionar los horarios de forma ágil.
¿Y si mis empleados teletrabajan?
El control horario también es obligatorio para quienes trabajan desde casa. Por eso, muchas empresas optan por soluciones tecnológicas que permiten fichar desde el móvil o el ordenador, o incluso registrar el tiempo dedicado a cada tarea, siempre respetando la privacidad del trabajador.
¿Qué riesgos hay si no se cumple la ley?
No llevar un control horario adecuado puede acarrear sanciones económicas importantes:
- Por errores o fallos formales: de 60€ a 625€.
- Por ausencia total del registro: hasta 6.250€.
Además del riesgo legal, también puede afectar a la organización interna y generar conflictos laborales.
¿Cómo implementar el control horario sin complicaciones?
Aquí te dejamos algunos consejos prácticos:
- Elige una herramienta sencilla y accesible para todos (papel, Excel, app…).
- Forma al equipo y explica por qué es importante fichar correctamente.
- Integra el registro en la rutina diaria para que no se convierta en una molestia.
- Ofrece recordatorios o alertas automáticas para evitar olvidos.
- Incentiva el cumplimiento con mensajes positivos o reconocimiento interno.
- Añade una política clara en el manual del empleado sobre fichajes y consecuencias de no cumplir.
- Detecta y resuelve problemas a tiempo, como olvidos recurrentes o fichajes erróneos.
¿Qué software es recomendable?
Hay muchas herramientas en el mercado. Lo ideal es que elijas una que se adapte a tu tipo de empresa y que cumpla con estas características:
- Fácil de usar, tanto para empleados como para gestores.
- Accesible desde cualquier dispositivo.
- Generación automática de informes.
- Cumplimiento de la legislación vigente y protección de datos.
¿Y qué pasa con los sistemas biométricos?
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) recomienda evitar los sistemas de reconocimiento facial o de huella dactilar salvo que no haya otra alternativa menos intrusiva. Estos métodos implican el uso de datos biométricos, considerados especialmente sensibles, y su uso solo está justificado si se cumplen estrictos requisitos legales.
En resumen
Controlar el horario laboral de tu equipo no tiene por qué ser complicado. Con a3sides y Factorial, tus empleados pueden fichar sus horas de forma sencilla y autónoma, mientras tú supervisas registros, jornadas y cumplimiento desde una misma plataforma. ¡Solicita una demo y descubre cómo simplificar el control horario en tu empresa!
