En agosto contamos qué exige Verifactu y con qué calendario. Las sociedades tienen que llegar con su sistema de facturación adaptado antes del 1 de enero de 2027, y el resto de obligados tributarios antes del 1 de julio de 2027.
Ese primer plazo ya está a la vuelta de la esquina, y lo que queda por delante no es un trámite administrativo. Es un cambio en la herramienta con la que tu empresa emite facturas todos los días, así que se parece más a una mudanza que a una actualización. Esto es cómo se planifica para que llegue hecha y probada.
Primero, cuenta por cuántos sitios facturas de verdad
Casi ninguna empresa factura desde un solo sitio, y esa es la sorpresa más habitual al empezar. Está el programa principal, y luego aparece el TPV de la tienda, la hoja de cálculo con la que se emiten cuatro facturas al mes, la plantilla de Word que usa una delegación y la aplicación sectorial que factura los mantenimientos.
Todo lo que emite una factura tiene que cumplir la norma, aunque se use una vez al trimestre. Así que el primer trabajo es hacer la lista completa y decidir qué sobrevive. La migración es el mejor momento para cerrar las vías heredadas que nadie ha eliminado nunca, porque cada una que se conserve es un sistema más que adaptar y mantener.
Decide la modalidad antes de tocar la herramienta
El reglamento admite dos formas de cumplir, y la decisión condiciona lo que necesitas:
- VERI*FACTU. El sistema remite los registros de facturación a la sede electrónica de la Agencia Tributaria, y el QR de la factura permite validar su contenido fiscal.
- No VERI*FACTU. Los registros se conservan en tu propio sistema, que tiene que estar preparado para ponerlos a disposición de la Administración cuando se le requiera, con requisitos más exigentes de firma y de conservación.
La primera traslada buena parte de la carga al sistema y a la propia Agencia. La segunda deja la custodia en tu lado. No todas las herramientas del mercado cubren las dos, así que tomar esta decisión antes de elegir software evita rehacer el camino.
El plan de los próximos meses
Depura los datos maestros. Una migración arrastra lo que le des. Clientes duplicados, NIF incompletos, direcciones viejas y conceptos que nadie usa desde hace años se convierten en el mismo problema, pero dentro del sistema nuevo. Limpiarlo antes cuesta menos que corregirlo después factura a factura.
Ordena las series y la numeración. Este es el punto que más incidencias genera. Hay que decidir qué series se cierran con el año, cuáles continúan y cómo queda la numeración en el sistema nuevo, y dejarlo escrito antes de emitir la primera factura.
Elige una fecha de corte limpia. El 1 de enero es la fecha natural, porque coincide con el cambio de ejercicio y con el arranque de series. Migrar a mitad de trimestre obliga a convivir con dos sistemas en el mismo periodo de IVA, que es exactamente el escenario que complica luego el cierre.
Prueba antes de que sea obligatorio. Hasta que llegue tu fecha estás en periodo de pruebas, así que se puede emitir en paralelo y comprobar con tiempo que el QR sale en todas las facturas, que la huella encadena y que los registros se generan como deben.
Repasa los casos raros, que son los que rompen. Las facturas rectificativas, las anulaciones, los abonos y la facturación simplificada del TPV se hacen de otra manera cuando cada registro queda encadenado y no se puede modificar sin dejar rastro. Merece la pena probarlos antes de enero, no el día que llegue la primera devolución.
Forma a quien factura. El cambio lo va a notar la persona que emite las facturas cada mañana, y una formación de un par de horas ahorra semanas de incidencias.
Qué no dejar para diciembre
Diciembre es el peor mes posible para esto. Coincide con el cierre del ejercicio, con el último pago fraccionado del Impuesto sobre Sociedades y con las vacaciones de media plantilla, así que cualquier problema se encuentra con el equipo a mitad de gas y sin margen.
Lo que se puede adelantar sin esperar a nadie es la lista de vías de facturación, la limpieza de datos y la decisión de modalidad. Con esas tres cosas hechas, la migración deja de ser un salto y pasa a ser un cambio ordenado.
Cómo te ayudamos desde a3SIDES
Como partner Premium de Wolters Kluwer trabajamos con las soluciones a3 que contemplan los requisitos del reglamento, y todas nuestras soluciones de facturación están preparadas para las dos modalidades, así que la decisión que tomes no te condiciona la herramienta:
- a3factura, para quien necesita facturar de forma sencilla y cumplir sin montarse una infraestructura.
- a3ERP, cuando la facturación es la punta de una cadena que incluye almacén, compras y contabilidad.
- a3innuva, para trabajar en la nube con la contabilidad y la gestión siempre conectadas.
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