En control horario conviven tres cosas distintas y mezclarlas es lo que hace que cada pocos meses parezca que hay que cambiarlo todo. Una obligación que lleva vigente desde 2019, una novedad que entra en vigor el 5 de octubre y un desarrollo reglamentario que todavía está en tramitación. Lo que sigue es qué es cada una, y por qué la tercera es el motivo para ordenar la gestión del tiempo ahora y no cuando salga publicada.
Lo que entra en vigor el 5 de octubre
El Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre, publicado en el BOE el 15 de septiembre, traspone la directiva europea de condiciones laborales transparentes y previsibles y entra en vigor el 5 de octubre. No cambia cómo se ficha, cambia la información que hay que darle por escrito a cada persona trabajadora en las relaciones de más de cuatro semanas, y tres de esos puntos salen directamente de la gestión del tiempo:
- La distribución de la jornada, diaria, semanal y anual.
- Los procedimientos para modificarla y, en distribución irregular, el preaviso con el que se asignan las tareas.
- La existencia de sistemas algorítmicos o automatizados que se usen para decidir sobre jornada, tareas, salarios, promoción o extinción del contrato.
Ese último punto es nuevo de verdad y va más allá de lo que la mayoría tiene documentado hoy. Quien reparte turnos con una herramienta que propone el cuadrante ya está dentro.
Lo que obliga desde 2019 y sigue siendo la base de todo
La norma que manda sigue siendo el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. La empresa tiene que garantizar el registro diario de jornada, con la hora concreta de inicio y de fin de cada persona trabajadora, y ese registro debe:
- Organizarse por convenio colectivo o acuerdo de empresa y, a falta de ellos, por decisión del empresario previa consulta a la representación legal de las personas trabajadoras.
- Conservarse durante cuatro años.
- Estar a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Alcanza a todas las empresas y a todas las personas trabajadoras, sin importar el tamaño, el sector ni la categoría. Incumplirlo es infracción grave en materia de relaciones laborales, con multa de 751 a 7.500 euros según el grado en que la Inspección la sitúe.
Lo que está en camino
El desarrollo reglamentario del registro por medios digitales y del derecho a la desconexión sigue en tramitación, y la jornada de 37,5 horas decayó en el Congreso en septiembre de 2025. Ninguna de las dos obliga hoy, así que todo lo que se lea estos meses con fechas cerradas conviene cogerlo con pinzas.
El detalle que no se suele mirar es el plazo. El real decreto que entra en vigor el 5 de octubre se publicó veinte días antes, que es el plazo de entrada en vigor por defecto cuando la norma no dice otra cosa. Ese es el orden de magnitud con el que llegan estas cosas, y en veinte días no se cambia un sistema de fichaje, no se pacta con la representación legal de la plantilla y no se forma a los mandos.
Por qué conviene anticiparse
Adelantarse no consiste en comprar hoy lo que obligue mañana, consiste en llegar con la parte que no depende de ninguna norma ya resuelta:
- El registro de hoy es el que se migra mañana. Los turnos, los convenios aplicables y los horarios pactados son el trabajo de verdad, y ese trabajo hay que hacerlo igual con papel que con la mejor aplicación del mercado.
- Los cuatro años de conservación no se reconstruyen hacia atrás. El fallo que más actas genera no es no fichar, es no poder enseñar lo de hace tres años.
- La información que exige el real decreto nuevo sale del mismo sitio. Quien tiene la jornada ordenada la documenta en una tarde y quien no, la reconstruye contrato a contrato.
- Con el plazo encima se compra lo que hay. Con tiempo por delante se elige, se prueba con una parte de la plantilla y se corrige antes de que sea obligatorio.
Qué revisar estas semanas
- Que el registro existe y se conserva, con los cuatro años cubiertos y accesibles.
- Que está pactado como toca, por convenio, por acuerdo o con la consulta hecha, porque esa parte se olvida y es la que pregunta la Inspección.
- Que la información contractual está al día con lo que exige el real decreto nuevo, sobre todo si tienes turnos, jornadas irregulares o cualquier herramienta que reparta trabajo de forma automática.
- Que las horas extra y las complementarias cuadran con lo registrado, que es donde se concentran las actas.
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