Entre noviembre y diciembre muchas pymes preparan el presupuesto del año siguiente casi siempre de la misma forma. Alguien abre el fichero del año pasado, sube las ventas un porcentaje que parece razonable y ajusta un par de gastos. En enero se mira con interés y en marzo ya no lo abre nadie.
El problema casi nunca está en las cuentas sino en el punto de partida. Un presupuesto hecho sobre una estimación general no se puede comparar después con la realidad, y sin esa comparación no sirve para decidir. Si has llevado el año en un ERP, tienes casi todo lo necesario para hacerlo de otra manera.
Por qué el presupuesto en hoja de cálculo acaba en un cajón
Ya contamos los problemas de gestionar la empresa con hojas de cálculo al hablar del paso del Excel al dato en tiempo real. En el presupuesto se notan de una forma muy concreta.
La hoja parte de datos exportados un día de noviembre y pegados a mano. Desde ese momento no recoge nada de lo que pasa después, ni las facturas de diciembre ni los abonos ni los ajustes del cierre. Para rehacerla habría que volver a exportar, pero eso no lo hace nadie.
Además, la hoja casi nunca usa las cuentas de la contabilidad. Agrupa a su manera, con una partida de «marketing» que en contabilidad son cinco cuentas distintas o una de «personal» que no separa los sueldos de la Seguridad Social. Cuando en abril quieres comparar lo previsto con lo real, primero tienes que traducir una estructura a la otra, una tarea que siempre acaba quedando para otro día.
También están las copias. La de gerencia lleva el último ajuste, la de administración lleva la tesorería y la que enviaste al banco lleva la cifra de cuando pediste la financiación. Cada una acaba con una cifra de ventas distinta para el mismo año y ninguna está conectada con la contabilidad.
Qué datos sacar del ERP antes de empezar
El punto de partida es el año en curso tal como está registrado. Con la contabilidad al día hasta octubre y una estimación prudente de noviembre y diciembre tienes un cierre previsto de 2026, y esa base es mucho más sólida que cualquier porcentaje aplicado a ojo.
De ahí salen cinco bloques de información:
- Ventas por cliente, por línea y por mes. El detalle mensual enseña la estacionalidad real y el detalle por cliente, cuánto depende el año de unos pocos.
- Márgenes por línea y por cliente, que no son los de la tarifa. Si tienes montada la contabilidad analítica, este dato ya lo tienes.
- Costes, separados en fijos y variables. Alquileres, personal y suministros por un lado, y por otro lo que sube o baja con las ventas, como compras, transportes o comisiones.
- Stock, con su valor y su rotación. El control de stock te dice qué parte del inventario está parada, y ese dinero no estará en la caja en 2027.
- Cobros y pagos reales. Los días que de verdad tarda cada cliente en pagarte y los que tardas tú en pagar a tus proveedores, que casi nunca coinciden con las condiciones pactadas.
Del dato al presupuesto, paso a paso
- Presupuesta los ingresos de abajo arriba. Parte de los clientes y de las líneas, no del total. Separa lo recurrente de lo que sabes que vas a perder y de lo nuevo. A lo nuevo ponle una cifra prudente, porque es lo que menos depende de ti. Después reparte cada línea por meses con la estacionalidad que has visto en el año real.
- Aplica a cada línea su margen real. El coste de ventas sale de lo presupuestado y del margen que esa línea ha dejado de verdad, no del que debería dejar.
- Calcula los gastos fijos desde el real de 2026. Al cierre previsto le sumas los cambios que ya conoces, como una contratación decidida, una subida pactada o un local nuevo. Para los variables usa la proporción sobre ventas que han tenido este año.
- Usa las mismas cuentas que la contabilidad. Es el paso que más gente se salta y el que decide si el presupuesto servirá durante el año. Si cada partida corresponde a una cuenta o a un grupo de cuentas, podrás compararla con el real cada mes sin rehacer nada.
- Pásalo a tesorería. El presupuesto dice cuánto vas a ganar, pero la previsión de tesorería dice cuándo entra y sale el dinero. Para montarla aplica a las ventas y las compras de cada mes los plazos de cobro y pago que has medido. Después añade los pagos que no siguen el ritmo de las ventas, como las cuotas de préstamos, las inversiones previstas, los impuestos y las compras de stock. Es el documento que te avisa con meses de antelación de que un mes concreto va a ir justo.
Seguirlo mes a mes, real contra previsto
Para que el presupuesto sirva basta con un hábito sencillo. Cada mes, con la contabilidad del mes anterior cerrada, pon lo real al lado de lo previsto por línea y por partida, en el mes y en el acumulado del año.
No hace falta explicar cada euro de diferencia. Fija un umbral a partir del cual una desviación merece tu atención y, cuando lo pase, busca la causa. Unas ventas por debajo de lo previsto pueden deberse a que has vendido menos, a que has vendido más barato o a que ha cambiado el peso de cada cliente, y cada causa pide una decisión distinta.
Cada trimestre, reestima lo que queda de año con la información que ya tienes y deja el presupuesto original como estaba. Así ves a la vez hacia dónde va el año y cuánto te has separado de lo que planteaste en noviembre. La previsión de tesorería pide más frecuencia, porque un retraso en los cobros se nota antes en el banco que en la cuenta de resultados.
Todo esto depende de tener la contabilidad al día, como ya contamos al hablar del cierre del último trimestre. Si en mayo el ejercicio está contabilizado hasta febrero, la comparación llega tarde para corregir nada.
Cómo te ayudamos desde a3SIDES
Como partner Premium de Wolters Kluwer trabajamos con a3ERP, que da una visión centralizada de facturación, contabilidad, almacén, CRM y nóminas. Las ventas, el stock y los cobros y pagos de los que parte este presupuesto son los que registra a diario. Además, su módulo a3ERP Contabilidad recoge, junto a la contabilidad financiera, la contabilidad presupuestaria y las previsiones de tesorería. Para empresas más pequeñas, a3innuva ERP integra la facturación con la contabilidad y enseña el estado del negocio en un cuadro de mandos actualizado en tiempo real.
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