Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, el registro horario ha transformado la gestión laboral en España. Sin embargo, en este 2025 surgen nuevas medidas y actualizaciones que refuerzan su importancia. ¿Qué implica exactamente esta normativa? ¿Cómo afecta a las empresas?
A continuación, desglosamos los puntos más relevantes y las novedades que deberás tener en cuenta para garantizar el cumplimiento legal.
¿Qué es el registro horario y por qué es tan importante?
El objetivo principal de esta normativa es evitar el fraude laboral, asegurando el control de las horas trabajadas por los empleados. Desde 2019, todas las empresas deben registrar la hora de inicio y fin de la jornada laboral de cada trabajador, guardar esta información durante al menos cuatro años y ponerla a disposición de empleados, representantes legales e inspectores laborales cuando sea necesario.
Este registro permite combatir irregularidades como las jornadas no declaradas, el exceso de horas extras sin compensación y las condiciones laborales poco transparentes.
¿Quién está obligado a registrar su jornada laboral?
Una de las grandes novedades introducidas por esta normativa es que afecta a todos los trabajadores, sin importar su tipo de contrato (a tiempo completo o parcial) ni el tamaño de la empresa. Esto elimina la confusión previa sobre las obligaciones de registro.
Incumplimientos y sanciones más frecuentes
Desde 2019, la Inspección de Trabajo ha reforzado su supervisión del registro horario, contabilizando más de 9.000 infracciones y sancionando con más de 16 millones de euros a empresas que no cumplieron con la normativa.
Los incumplimientos habituales incluyen:
- Falta de un sistema adecuado de registro.
- Errores en los informes, como datos incompletos o confusos.
- No registrar la jornada de trabajadores que realizan teletrabajo o labores externas.
Las sanciones económicas oscilan según la gravedad del incumplimiento:
- Leves: De 60 hasta 625 euros.
- Graves: entre 626 y 6.250 euros.
- Muy graves: hasta 187.515 euros en casos de irregularidades significativas
Novedades del Registro horario 2025
Con el posible cambio hacia una jornada laboral de 37,5 horas semanales, el Ministerio de Trabajo plantea nuevas medidas de control horario, incluyendo:
- Digitalización obligatoria: El registro deberá ser electrónico y accesible para Inspección de Trabajo en tiempo real.
- Registro personalizado: Cada trabajador deberá garantizar la autenticidad de su fichaje.
- Interconexión con la Administración: Se espera que los sistemas puedan sincronizarse con los organismos reguladores para garantizar el cumplimiento.
Registro horario en tiempos de teletrabajo
La pandemia aceleró la necesidad de gestionar el registro de forma remota. Esto incluye herramientas que permiten fichar desde cualquier lugar, esenciales para equipos que trabajan desde casa o que se trasladan con frecuencia.
Los softwares de registro horario, como a3gestión del tiempo, ofrecen:
- Registro accesible desde apps móviles.
- Gestión centralizada de datos.
- Funcionalidades avanzadas, como la configuración de turnos y la supervisión de productividad.
¿Es legal fichar con huella dactilar?
Aunque el uso de datos biométricos puede parecer una solución práctica, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha señalado que implica un alto riesgo para la privacidad. Las empresas deben realizar evaluaciones de impacto para garantizar el cumplimiento del RGPD.
En conclusión, el registro horario es más que una obligación legal: es una herramienta clave para garantizar la transparencia y la equidad en las condiciones laborales.
En este sentido, digitalizar estos procesos será imprescindible para mantener tu empresa alineada con la normativa.
¿Estás preparado para implementar un sistema eficiente y adaptado a las exigencias actuales? Asegúrate de contar con las herramientas necesarias para facilitar la transición y evitar sanciones.
